Theo điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Các trường hợp cần viết hóa đơn điều chỉnh thuế giá trị gia tăng

Theo điều 20 của thông tư 39/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/06/2014 quy định các trường hợp xoá bỏ, huỷ hoá đơn và viết hoá đơn điều chỉnh như sau:

Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Trường hợp 1: Điều chỉnh trường hợp viết sai nội dung như: tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng.

– Nội dung: Kế toán chỉ viết hoá đơn điều chỉnh lại thông tin đúng như viết thiếu thông tin đơn vị, ghi sai hoặc thiếu địa chỉ, mã số thuế khách hàng thì bên bán lập thêm hoá đơn  để điều chỉnh lại trên phần ghi tại dòng tên hàng hoá dịch vụ của hoá đơn với nội dung điều chỉnh thông tin đúng, còn phần đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền thì bỏ trống.

Hoá đơn này bên bán và bên mua vẫn kê khai trên tờ khai, tuy nhiên phần giá trị, tiền thuế bỏ trống.

Trường hợp 2: Điều chỉnh thông tin về số lượng, giá bán, thành tiền trên hoá đơn

Nội dung: Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất  thuế giá trị gia tăng, tiền thuế GTGT cho hoá đơn số …, ký hiệu … Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh,người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Chú ý: Tuy trường hợp này điều chỉnh giảm giá trị nhưng không được ghi âm trên hoá đơn. Khi kê khai thuế bên bán và bên mua  ghi âm phần giá trị điều chỉnh này.

Điều chỉnh hóa đơn sai sót nhiều lần như thế nào?

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã xử lý theo hình thức điều chỉnh, sau đó lại phát hiện hóa đơn điều chỉnh tiếp tục có sai sót thì tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh cho đến khi đúng.

Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn:

Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Đồng thời, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư này cũng quy định, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Căn cứ vào những quy định trên, có thể thấy, việc lập hóa đơn điều chỉnh được thực hiện như sau:

- Người bán điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).

Điều này đồng nghĩa với việc, không chỉ sửa chỉ tiêu sai mà còn phải điền lại chỉ tiêu đúng có liên quan.

- Trường hợp đã lập hóa đơn F1 điều chỉnh cho hóa đơn F0 bị sai nhưng F1 vẫn bị sai: Lập hóa đơn điều chỉnh F2,… Fn điều chỉnh cho F0 (dù F0 đã bị F1 điều chỉnh).      Theo đó, hóa đơn F1 đã được lập để điều chỉnh cho F0 nên F1 đã được kê vào kỳ điều chỉnh lần 1.

Hóa đơn F2 điều chỉnh cho F0 nhưng F0 đã bị điều chỉnh bằng F0 + F1 nên F2 sẽ kê khai lên và giá trị nghĩa vụ sau cùng = F0 + F1 + F2 + Fn…

Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn được không?

Hiện nay, hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” – đây là dòng chữ do phần mềm lập hóa đơn tự thiết lập theo thành phần dữ liệu áp dụng cho nghiệp vụ lập và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Có thể hiểu, ứng dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định 01 hóa đơn điện tử điều chỉnh cho 01 hóa đơn điện tử đã lập, chưa có ứng dụng lập 01 hóa đơn để điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót.